Datenschutzerklärung nach der neuen Datenschutz-Grundverordnung

(DS-GVO) und des neuen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) der

„TTV04 Edenkoben e.V.“

Der Vorstand des „TTV04 Edenkoben e.V.“ erklärt für seinen Verein folgenden Status zur DS-GVO und zum BDSG:

Mit Wirkung vom 25. Mai 2018 tritt ein komplett überarbeitetes Datenschutzrechtlichen innerhalb der gesamten Europäischen Union in Kraft. Zu diesem Datum gelten die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und das Bundesdatenschutzgesetz in der überarbeiteten Fassung vom 05. Juni 2017 (Veröffentlichung im Bundesgesetzblatt).

Der TTV04 Edenkoben verarbeitet automatisiert personenbezogene Daten , so zum Beispiel im Rahmen der Vereins- und Mitgliederverwaltung, der Organisation des Sportbetriebes oder auch der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins.

Um den Vorgaben des neuen Datenschutzes Rechnung zu tragen, stellt der Vorstand des TTV04 Edenkoben e.V. nachfolgend die Grundsätze zum Umgang mit solchen Daten im Verein dar.

§ 1 Allgemeines

Der TTV04 Edenkoben e.V. verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sportbetrieb, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Systemen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, zum Beispiel in Form von ausgedruckten Listen oder auf dem Spielberichtsbogen. Darüber hinaus können personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte wie zum Beispiel dem PTTV oder dem DTTB weitergeleitet oder offengelegt werden. In allen diesen Fällen wird die DS-GVO, das BDSG und diese Datenschutzerklärung des TTV04 Edenkoben e.V. durch die handelnden Personen, die personenbezogene Daten erheben, verarbeiten und speichern, rechtskonform beachtet.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

 Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses erhebt, verarbeitet und speichert der TTV04 Edenkoben e.V. insbesondere folgende Daten der Mitglieder:

Vorname, Zuname, Anschrift (Straße, Hausnummer, ggf. Postfach, Postleitzahl, Wohnort), Geschlecht, Geburtsdatum, Datum des Vereinseintritts, Bankverbindung (IBAN, BIC, Bank), ggf. Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefon- und Handy-Nummern, Email-Adressen, Funktionen im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei der Zuordnung zum Familenbeitrag.

 

  1. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landes- oder Bundesverbänden, deren Sportart (zum Beispiel Tischtennis) im Verein betrieben wird, werden personenbezogene Daten der Mitglieder und/oder Spielerinnen und Spieler an diese weitergegeben, soweit die Mitglieder und/oder Spielerinnen und Spieler eine Berechtigung zur Teilnahme am Spiel- und Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.

 

  • § 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

 

  1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und/oder an die Presse weitergegeben.

 

  1. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmerinnen und Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen oder vereinsinternen Events (zum Beispiel Zeltlager, Vereinsausflüge und dgl.), Mannschaftzsaufstellungen, Ergebnisse, Siegernennungen und Platzierungen, Alter oder Geburtsjahrgang.

Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht werden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen oder deren gesetzlichen Vertreter.

Auf der Internetseite des TTV04 Edenkoben e.V. werden die Daten der Mitglieder des Vorstandes und deren Funktionen, der Trainerinnen und Trainer mit Vorname, Zuname, E-Mail-Adresse und Festnetz- bzw. Handy-Nummern veröffentlicht.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

  1. Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben nach der DS-GVO und des BDSG ist der Vorstand nach § 26 BGB. Da mehr als neun Personen innerhalb des TTV04 Edenkoben e.V. mit der Datenerhebung, der Datenspeicherung und der Datenverarbeitung betroffen sind, ist ein vereinsinterner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Der Datenschutzbeauftragte für den TTV04 Edenkoben e.V. ist der 1. Vorsitzende, aktuell Lothar Heine.

 

  1. Der Vorstand, vertreten durch den Datenschutzbeauftragten, stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art.30 DS-GVO geführt und die Informationspflichten nach Art.13 und Art.14 DS-GVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen der betroffenen Personen zuständig.

 

  • § 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

 

  1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Funktionsträgerinnen und Funktionsträgern (zum Beispiel Vorstand, Trainerinnen und Trainer) insofern und insoweit zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung und Verantwortung erfordert. Beim Umfang der verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

 

  1. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich Teilnehmer von Versammlungen und/oder anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt NICHT als eine solche Herausgabe.

 

  1. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (zum Beispiel um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen eines Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Zunamen und Anschrift als Ausdruck oder Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat zuvor eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich zu diesem Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet bzw. gelöscht werden.

 

  • § 6 Kommunikation per E-Mail

 

Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

 

  • § 7 Verpflichtung auf Vertraulichkeit

 

Alle Funktionsträgerinnen und Funktionsträger des TTV04 Edenkoben e.V., die Umgang mit personenbezogenen Daten haben, sind auf den absolut vertraulichen Umgang mit den personenbezogenen Daten zu verpflichten.

 

  • §8 Rechte des Betroffenen

 

Eine anfragende Person hat das Recht auf zeitnahe Auskunft (Art.15 DS-GVO), ob und wenn ja, in welchem Umfang personenbezogene Daten zur eigenen Person erhoben, verarbeitet oder gespeichert werden. Dazu sind die Verarbeitungszwecke, die Kategorien (zum Beispiel Mannschaftsmeldungen) und die geplante Dauer der Speicherung zu nennen. Des weiteren besteht das Recht auf Berichtigung (Art.16 DS-GVO), Löschung (Art.17 DS-GVO) sowie die Einschränkung der Verarbeitung (Art.18 DS-GVO) und das Widerspruchsrecht (Art.20 DS-GVO). Zudem besteht das Recht auf Beschwerde (Art.77

DS-GVO) und das Recht auf Schadenersatz (Art.82 DS-GVO).

 

  • § 9 Benachrichtigungspflicht

 

Kommt es zu Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten und ist diese mit einem Risiko für die Rechte und Freiheiten des oder von Betroffenen verbunden, hat der Verantwortliche unverzüglich die betroffene/n Person/en im Rahmen des Datenschutzmanagements zu benachrichtigen.

§ 10 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

 

Der TTV04 Edenkoben e.V. unterhält einen zentralen Auftritt als Ganzes (Homepage). Die Einrichtung und Unterhaltung obliegt ausschließlich dem Vorstand. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Vorstand mit Mehrheitsbeschluss und dem Administrator vorgenommen werden.

§ 11 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

 

  1. Die Verantwortlichen des TTV04 Edenkoben e.V. dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten erheben, verarbeiten und speichern. Eigenmächtige Datenerhebungen, -nutzungen oder -weitergabe sind grundsätzlich untersagt.

 

  1. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und gegen die vereinsinterne Datenschutzordnung unterliegen dem gesetzlich vorgesehenen Strafmaß der jeweils gültigen Rechtssprechung.

 

  • § 12 Inkrafttreten

 

Diese Regelungen zum Datenschutz wurden durch den Vorstand des TTV04 Edenkoben e.V. beschlossen und treten mit der Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft. Alle Mitglieder des TTV04 Edenkoben e.V. werden über die Veröffentlichung auf der Homepage per E-Mail informiert.

 

Edenkoben, 25.05.2018

gez. Lothar Heine für den Vorstand

1.Vorsitzender des

TTV04 Edenkoben e.V.

Datenschutzbeauftragter des

TTV04 Edenkoben e.V.

Bismarckstraße 18

67480 Edenkoben

0171 2887420